Flexibel en veilig sleutelbeheer voor Missiehuis met DOM Tapkey systeem

Het Missiehuis Sint Jozef in Panningen is sinds 1903 het onderkomen van de Rooms-Katholieke kloosterorde de Lazaristen. Bovendien biedt het statige pand aan de Kerkstraat ook onderdak aan andere bewoners en heeft het een maatschappelijke (zorg)functie. Door de vele gebruikers is door de jaren heen het aantal sleutels en lopers dat in omloop is enorm toegenomen. Niet bepaald bevorderlijk voor het overzicht en de veiligheid. Om dit te herstellen kwamen DESTIL en DOM Nederland met een sluitende en toekomstbestendige oplossing; het DOM Tapkey digitale toegangscontrolesysteem.

Met dit systeem keerde het overzicht terug wie allemaal toegang heeft tot het gebouw en de verschillende ruimtes daarin. En dus hebben bewoners en personeel weer de garantie op een veilige woon- en werkruimte. “We wilden de veiligheid en privacy van de paters en andere bewoners kunnen garanderen, net als die van de mensen die hier werken”, zegt Jos Roemer, assistent van de Overste. “Met die vraag is onze Technische Dienst naar DESTIL gegaan, waarna we gezamenlijk hebben gekeken naar de meest geschikte oplossing.”

Voorwaarden

Op advies van DESTIL werd DOM Nederland ingeschakeld en werden de voorwaarden waaraan de nieuwe sluitoplossingen moest voldoen besproken. “Het systeem moest voor bewoners en andere gebruikers eenvoudig in gebruik zijn. En voor ons was flexibel en overzichtelijk sleutelbeheer een belangrijke voorwaarde”, vertelt Pieter Bouten van de Technische Dienst van het Missiehuis, die toevoegt dat de oplossing ook in de komende decennia dienst moet doen. “We werken al enige tijd aan de renovatie van het totale gebouw en daar past een nieuwe en toekomstbestendige sluitoplossing bij.” “Voorwaarden die we met ons DOM Tapkey digitale toegangscontrole systeem prima kunnen invullen”, zegt Jerome Fernald, Accountmanager Regio Zuid van DOM Nederland. “Een cloudbased sluitsysteem dat met behulp van tags of een mobiele telefoon bediend kan worden. Gezien de oudere doelgroep kozen we ervoor om voornamelijk met tags te werken, omdat niet iedereen een mobiele telefoon heeft. In combinatie met zwarte digitale cilinders en paslezers op de deuren is dit de ideale oplossing.”

Geen software, randapparatuur en bekabeling

Voor het cloudbased systeem is geen aparte software nodig. Fernald: “Dat geldt ook voor eventuele randapparatuur of bekabeling. De cilinders werken op een batterij die, afhankelijk van gebruik, ongeveer elke twee jaar vervangen moet worden. De beheerder krijgt bijtijds een melding wanneer deze vervangen dient te worden.” Een ander gebruiksvoordeel voor het systeembeheer is dat elke gebruiker slechts één tag krijgt om zowel de buitendeuren als de deur van hun woon- of werkruimte te bedienen. “Op de tag kunnen verschillende sloten toegewezen worden”, verklaart Fernald. “Dus geen dikke sleutelbos meer, maar één tag die toegang biedt tot elke ruimte waar je mag komen.”

Actueel inzicht

Bouten, die verantwoordelijk is voor het beheer van het systeem, is vanaf het eerste moment enthousiast over DOM Tapkey. “Het toewijzen van tags aan bewoners en medewerkers is heel eenvoudig en snel geregeld. We hebben ervoor gekozen om een desktop versie van de beheermodule te gebruiken. Het is echt een laagdrempelig en eenvoudig te gebruiken systeem voor het beheren van meerdere gebruikersgroepen. Als systeemeigenaar kan ik bovendien meerdere beheerders toewijzen en we hebben altijd een actueel inzicht in de rechten die aan tags zijn toegewezen.”

Een ander voordeel is dat bij verlies van een tag deze eenvoudig uit het systeem kan worden verwijderd. Bouten: “Dat maakt de tag direct onbruikbaar en daardoor zwerft er geen digitale sleutel rond die de vinder ervan toegang geeft tot het gebouw. We hebben dan geen nieuw slot nodig, maar kunnen de bewoner of medewerker een nieuwe tag geven met de juiste toegangsrechten.” Voor externen die tijdelijk toegang tot het gebouw moeten krijgen, biedt de mobiele sleutel een praktische oplossing. Fernald: “Die sleutel kan vanuit het beheersysteem aangemaakt worden en naar de smartphone van de betreffende persoon gestuurd worden. Handig, want je hoeft geen tag te hebben en de rechten van de sleutel stel je eenvoudig in. Daarbij kun je zelfs de tijden waarbinnen de sleutel toegang biedt instellen. Veilig en voor beide partijen erg makkelijk.”

Zwarte cilinders

Niet alleen Bouten was meteen positief, ook de bewoners en gebruikers zijn tevreden. “Het systeem is snel uit te leggen en ook de handelingen zijn overzichtelijk. Zodra de tag wordt aangeboden, opent het slot in een paar seconden”, zegt Bouten. Door de cilinders in het zwart uit te voeren, sluiten ze goed aan bij het historische karakter van het Missiehuis. “Zwart is een trendkleur, die zowel in moderne als meer klassieke omgevingen optimaal tot zijn recht komt”, zegt Fernald. Werd in eerste instantie gedacht aan digitale knopcilinders op de deuren, uiteindelijk is gekozen voor een krukbediende variant. “Die laat zich makkelijker bedienen door de bewoners, die vaak moeite hebben met het draaien aan een knop”, weet Bouten. “De klink duwen ze naar beneden en dat is voor onze doelgroep veel gebruiksvriendelijker.”

Van buiten naar binnen

In Panningen zijn eerst alle buitendeuren uitgerust met het DOM Tapkey systeem. Bouten: “We zijn nu bezig met de binnendeuren en maken momenteel een inventarisatie welke ruimtes we wel en welke niet gaan uitrusten met het digitale systeem. Alle woongedeeltes gaan we sowieso van de nieuwe sluitoplossing voorzien en voor de kantoren en andere gebruiksruimten moeten we nog bepalen in hoeverre die toegankelijk moeten zijn en voor wie. Een hele klus, maar zodra we dat in beeld hebben gebracht, kunnen we ook die deuren snel en zonder gedoe aanpassen.” Voor de binnendeuren is gekozen voor een digitaal deurbeslag. “Bijkomend voordeel is dat we bij de montage van het nieuwe hang-en-sluitwerk gebruik kunnen maken van de bestaande boorgaten in de deuren, dat versnelt het plaatsen ervan enorm”, zegt DESTIL-accountmanager Patrick Körver. “Doordat er zowel een smalle als brede variant beschikbaar is, biedt het DOM Tapkey systeem altijd een passend alternatief.”

Vluchtdeuren en poort

Om ook de poort die vanaf de straatzijde toegang geeft tot de parkeerplaats en het terrein van het Missiehuis met het DOM Tapkey systeem uit te rusten, zijn twee DOM Tapkey HiSec paslezers geplaatst. Fernald: “Deze actieve en passieve lezers communiceren met elkaar en zorgen zo voor een maximale beveiliging. Maatwerk dat we samen met het Missiehuis en DESTIL hebben ontwikkeld.” Inmiddels is door DOM Nederland ook voor de vluchtdeuren een automatisch ontgrendelende sluitoplossing toegepast. “Hiervoor hebben we ons Emergency Exit cilinder toegepast waarmee een veilige vluchtweg in geval van nood gewaarborgd is.”